Identificación de los Stakeholders: El primer paso crucial es identificar a todos los individuos, grupos u organizaciones que tienen un interés en el proyecto o que pueden verse afectados por él. Esto incluye al equipo del proyecto, el cliente o patrocinador, la dirección, otros departamentos, proveedores, usuarios finales, etc.
Análisis de las Necesidades de Comunicación: Para cada stakeholder identificado, es necesario comprender sus necesidades de información específicas:
¿Qué información necesitan? (Progreso general, detalles técnicos, riesgos, cambios, decisiones, etc.)
¿Con qué frecuencia necesitan la información? (Diaria, semanal, mensual, por hitos, etc.)
¿Cuál es el formato preferido? (Correos electrónicos, informes, presentaciones, reuniones, herramientas de colaboración, etc.)
¿Cuál es el nivel de detalle requerido? (Resumen ejecutivo, información detallada, datos técnicos, etc.)
Plan de Comunicación: Desarrollar un plan formal que defina cómo, cuándo, a quién y con qué frecuencia se comunicará la información del proyecto. Este plan debe abordar los diferentes tipos de comunicación (interna y externa) y los diferentes stakeholders.
Selección de Canales de Comunicación: Elegir los canales más apropiados para cada tipo de información y cada grupo de stakeholders. Considerar factores como la urgencia, la complejidad, la confidencialidad y la preferencia del receptor.
Gestión de las Expectativas de Comunicación: Establecer claramente con los stakeholders cómo y cuándo pueden esperar recibir información del proyecto.
