La gestión de problemas se centra en abordar las situaciones negativas que ya están afectando el proyecto. Este proceso generalmente incluye las siguientes etapas:
Identificación y Definición de Problemas:
- Reconocer y documentar claramente los problemas que están ocurriendo.
- Definir el problema en términos de su impacto en los objetivos del proyecto (alcance, cronograma, costo, calidad).
- Recopilar información relevante sobre el problema, incluyendo su causa (si se conoce), su magnitud y los stakeholders afectados.
Análisis de Problemas:
- Investigar la causa raíz del problema para comprender por qué ocurrió. Esto puede involucrar técnicas como el análisis de los 5 porqués, el diagrama de Ishikawa (espina de pescado), etc.
- Evaluar el impacto del problema en el proyecto y en los stakeholders.
- Determinar la urgencia de la resolución del problema.
Desarrollo de Soluciones:
- Generar posibles soluciones para abordar el problema. Esto puede requerir la colaboración del equipo del proyecto y otros expertos.
- Evaluar las diferentes soluciones en términos de su viabilidad, costo, tiempo de implementación y efectividad potencial.
- Seleccionar la mejor solución para resolver el problema.
Implementación de Soluciones:
- Desarrollar un plan de acción detallado para implementar la solución seleccionada.
- Asignar responsabilidades y plazos para las tareas de implementación.
- Ejecutar el plan de acción para resolver el problema.
Seguimiento y Evaluación de la Solución:
- Monitorear la efectividad de la solución implementada para asegurar que el problema se haya resuelto y que no hayan surgido nuevos problemas como resultado de la solución.
- Documentar las lecciones aprendidas del proceso de gestión del problema para mejorar la gestión de problemas futuros.
